كيف اسوي تقرير عن موضوع؟
الخطوة الأولى: تحديد الشروط المرجعية
لكي تضع المعايير الأساسية لتقريرك، من المهم أن تطلع أولاً على التوجيهات التي تلقيتها حول طريقة إعداده وكل المعلومات المكملة المتوفرة. بعد ذلك، يجب أن تنظر بعمق في الغاية من التقرير من خلال التساؤل حول عدة نقاط أساسية:
- ما الموضوع الرئيسي للتقرير؟
- ما الفائدة المرجوة من التقرير؟
- لماذا هذا التقرير ضروري؟
- ما هو التوقيت المناسب للاحتياج إلى التقرير أو المعلومات التي يحويها؟
- من هم الأشخاص أو الجهات المستهدفة بالتقرير؟
بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة وتجميع البيانات الأولية المتوفرة لديك عن التقرير، ستكون قد وضعت أساساً لمحتوى التقرير الذي يجب أن يشمله.
الخطوة الثانية: تحديد إجراءات الكتابة
تتطلب مرحلة التخطيط للبحث والكتابة عناية خاصة لضمان جودة التقرير النهائي؛ لذا يجب طرح عدة أسئلة لتحديد الاحتياجات الأساسية والمصادر المطلوبة.
- أولاً، تساءل عن نوع المعلومات الرئيسية التي تحتاج العثور عليها لدعم محتوى التقرير.
- ثم، افحص إذا كانت هناك حاجة لقراءات معينة قد تساعد في إعدادك قبل بدء الكتابة.
- بالإضافة إلى ذلك، حدد المقالات أو الوثائق التي يمكن أن تكون مفيدة لجمع البيانات.
- استفسر أيضًا عما إذا كان يتطلب الأمر الاتصال بمكتبات أو مؤسسات أخرى للحصول على المعلومات اللازمة.
- تقييم الحاجة لإجراء مقابلات شخصية أو ملاحظات ميدانية يُعد جزءًا هامًا، كما يجب التفكير في كيفية توثيق وتسجيل البيانات المختلفة التي ستجمعها.
- وأخيراً، راجع كيفية الوصول إلى كل معلومة مطلوبة، سواء كان ذلك من خلال المقابلات أو البحث في المصادر الأدبية والعلمية.
الخطوة الثالثة: العثور على المعلومات
- في مرحلة جمع البيانات لتقريرك، من الضروري أن تتحرى عن المعلومات المعنية بموضوعك.
- يمكنك الاستعانة بمصادر متنوعة مثل قراءة الكتب والمقالات، أو التحدث إلى خبراء في الحقل المعني، أو حتى ملاحظة الظواهر ذات الصلة.
- أثناء هذه العملية، يجب أن تضمن أن المعلومات التي تجمعها تتصل بصورة مباشرة بموضوع التقرير.
- كن دائمًا واعيًا للمعايير المحددة لتقييم التقرير، واتبع التعليمات الموجهة إليك بعناية فائقة، واحترم التوقيت المخطط له لضمان عدم الانحراف عن المسار المحدد.
4- الخطوة الرابعة: تحديد الهيكل العام للتقرير
عادة ما تتبع التقارير هيكلًا موحدًا، إلا أن هذا الهيكل يمكن أن يختلف بناءً على عدة عوامل منها نوع التقرير الذي قد يكون بحثيًا، تحليليًا، إداريًا أو غيره، بالإضافة إلى الطبيعة الرسمية للتقرير وطوله، من الممكن أن يشتمل التقرير على مكونات متعددة تشمل:
1. صفحة بعنوان واضح.
2. ملخص يعرض الأهداف والنتائج الرئيسية.
3. قائمة بالمحتويات تسهل الوصول إلى أجزاء مختلفة.
4. مقدمة تبيّن الغرض من التقرير.
5. الشروط المرجعية التي يستند إليها التقرير.
6. وصف تفصيلي لخطوات معالجة الموضوع أو المشكلة المطروحة.
7. عرض الاكتشافات أو الحلول التي تم التوصل إليها.
8. خاتمة تلخص المعلومات والنتائج الرئيسية.
9. توصيات قائمة على النتائج.
10. قائمة المراجع أو الببليوغرافيا التي استند إليها التقرير.
11. ملاحق تحتوي على معلومات أو بيانات إضافية.
من المهم أن يضم كل قسم من أقسام التقرير عنوانًا رئيسًا وعدة عناوين فرعية مرقمة لتسهيل تتبع المعلومات وتحسين عملية الفهم.
الخطوة الخامسة: إعداد المسودة الأولية
- عند تشكيل الهيكل الأولي لتقريرك، انطلق في تحديد العناوين الرئيسية واملأها بالبيانات التي جمعتها.
- إذا أتممت هذه الخطوة، فمن المرجح أنك أنجزت المسودة الأولى تتضمّن النقاط الأساسية وطرق معالجة المسائل التي تناولتها بالإضافة إلى الاستنتاجات المهمة المستخلصة من بحثك.
- الخطوة التالية تتطلب منك ترتيب الملحقات بالتقرير، وهي الوثائق التي تقدم تفاصيل إضافية وتُظهر البيانات الداعمة لنصّ التقرير.
- الاستنتاجات تعكس التحليلات والبيانات الرئيسية التي حصلت عليها من البحث والمقابلات وغيرها من المصادر، وهي تشمل عناصر مثل الرسومات البيانية والصور التي تعزز من قوة التقرير.
- أما الملحقات فهي تشتمل على المعلومات التي تعتبر شديدة الطول أو مكملة للفهم العام وتشمل عادة الجداول، والمخططات وقد تُضاف في نهاية التقرير لتسهيل الوصول إلى البيانات الرئيسية دون إطالة النص الأصلي.
- تحديد ما إذا كانت المعلومة يجب أن تُعرض ضمن الاستنتاجات أو الملحقات يعتمد على مدى أهميتها المباشرة للموضوع الأساسي للتقرير.
الخطوة السادسة: تحليل المعلومات التي تم العثور عليها وتحضير الخاتمة
في مرحلة تحليل البيانات، يتم فحص المعطيات التي جُمعت بدقة لفهم معانيها وتأثيراتها. ابدأ بمراجعة جميع البيانات المتاحة بعناية، ثم طرح الأسئلة التالية لتوضيح الصورة:
– ما هي البيانات التي تم جمعها؟
– ما الأهمية التي تكتسبها هذه البيانات؟ وما الفائدة منها؟
– ما التفسيرات أو المعاني التي يمكن استنباطها من هذه البيانات؟
هذه الخطوات تساعد على ترجمة البيانات إلى معلومات قيّمة يمكن استخدامها لاتخاذ القرارات المناسبة.
الخطوة السابعة: تقديم التوصيات
- تُعتبر التوصيات جزءًا أساسيًا في أي تقرير، حيث تُقدم حلولاً مقترحة للمشاكل التي تم تناولها.
- لكتابة توصيات فعّالة، ينبغي أن تراجع النتائج التي خلصت إليها والنتائج النهائية للتقرير.
- استخرج الإجراءات التي ينبغي على المعنيين تنفيذها أو تجنُّبها لتحسين الوضع أو حل المشكلة.
- من المهم ضمان أن تكون توصياتك قائمة على أساس منطقي ومستندة إلى النتائج التي توصلت إليها، وأن تكون واضحة ومفصلة بما يكفي لتوضيح الخطوات اللازمة.
الخطوة الثامنة: إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات
- عند إعداد التقارير، من المهم تضمين ملخص تنفيذي وقائمة بالمحتويات.
- هذه الأقسام تقع في مقدمة التقرير، ولكن لا يمكن صياغتها قبل الانتهاء من تحرير التقرير بالكامل وصياغة أهم النقاط والتوصيات.
الخطوة التاسعة: كتابة قائمة المراجع
يتم إدراج كافة الوثائق والأدبيات التي تم الاستعانة بها أثناء إعداد التقرير ضمن قائمة خاصة تعرف بقائمة المراجع.
يُعَد نظام التوثيق APA أحد الأنظمة الشائعة لترتيب وتنظيم المراجع، ولكن قد يتطلب الأمر أحيانا استخدام طرق توثيق مختلفة بحسب المتطلبات الأكاديمية أو نوع البحث.
الخطوة العاشرة: المراجعة النهائية والتدقيق
- تأكد أن المحتوى الذي أعددته يوافق ما تم طلبه منك بدقة، وأنظر إلى الإرشادات التي قُدمت إليك للتأكد من التزامك بها بشكل كامل.
- تحقق من أن جميع العناصر الرئيسية للتقرير قد تم تضمينها وأنها مرتبة بالتسلسل الصحيح.
- عليك التأكد كذلك من صحة المعلومات المقدمة ووجود التسلسل المنطقي بينها دون إغفال أي تفاصيل قد تؤثر على المصداقية.
- اسع لضمان أن القضية المحورية للتقرير مُعززة بمعلومات دقيقة تدعم النتائج والتوصيات المذكورة.
- ومن الهام أن تجري شرحاً وافياً لجميع المفاهيم، الرموز، والاختصارات المستخدمة ضمن التقرير.
- احرص على أن الرسوم البيانية والصور مُحددها بوضوح وأن توصيفاً دقيقاً يرافق كل منها.
- فضلاً عن ذلك، انتبه إلى التنسيق العام للتقرير مع التأكيد على أن الترقيم، العناوين الرئيسية والفرعية مُرتبة بشكل صحيح.
- أخيراً، تأكد من أن النص خالٍ من أخطاء اللغة والإملاء، وأنه يتمتع بوضوح وسهولة في القراءة.
